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Fundadores de Vida

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POLÍTICA MANEJO DE INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES DE LA FUNDACIÓN NIÑO JESÚS

 

JUSTIFICACIÓN

La presente política tiene  como objeto dar a conocer los mecanismos de protección adoptados por la FUNDACIÓN NIÑO JESÚS NIÑO JESUS conforme a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 la cual  establece  y evidencia el derecho constitucional que tienen las personas a conocer y solicitar modificación de la información que haya sido captada y plasmada sobre bases de datos  y que corresponda a información de los mismos.

De acuerdo con lo anterior y  en calidad de responsable  del tratamiento de datos personales, la FUNDACIÓN NIÑO JESÚS NIÑO JESUS dispone  este documento con el fin de dar cumplimiento y acoger las disposiciones establecidas en pro del derecho de HÁBEAS DATA dado que en el cumplimiento de su misión y objeto social, constantemente recibe información de sus partes interesadas.

Conforme  con la ley  y el deber corporativo  de proteger los datos suministrados de los grupos de interés incluidos en las bases de datos, así  como la facultad de divulgación, modificación y uso  de los datos , la FUNDACIÓN NIÑO JESÚS NIÑO JESÚS irá ajustando el presente documento y las respectivas bases de datos de acuerdo con la vigencia de nuevas disposiciones normativas y cuando así mismo la información contenida en los archivos sea sometida a modificaciones de acuerdo con las actualizaciones a que den lugar.

OBJETIVO GENERAL

Mediante la creación e implementación de esta política se pretende garantizar seguridad  frente al manejo de bases de datos  y así mismo garantizar la reserva, uso  y tratamiento prudente de la información contenida  de las partes interesadas, quienes han entregado legalmente la información. Del mismo modo, mediante la expedición  de la presente política  se da cumplimiento al Artículo 2.2.2.25.3.1 sección 3 capítulo 25 del decreto 1074 de 2015.

I. DEFI­­­­NICIONES

Responsable tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos  y/o el tratamiento de los mismos.

Encargado: Persona natural o jurídica de naturaleza pública o privada encargada de realizar el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento por parte de la compañía.

Base de Datos: Herramienta sobre la que se recopila y modifica información de los titulares.

Datos sensibles: Información  que data la intimidad del titular  y cuyo uso afecta al mismo.

NNA: Niños, Niñas y Adolescentes.

Persona mayor: Toda persona mayor de 60 años para los países en vía de desarrollo y 65 años para los países desarrollados

Grupos de interés: Personas o grupos que  representan  cosas, actividades y /o intereses que se desarrollan por una organización y que afectan directa e indirectamente sus intereses.

Canales de atención: Medios dispuestos para la recepción de información, quejas, reclamos, solicitudes de modificación, inquietudes y demás.

Política de tratamiento: Política que refiere a la  acción sobre la cual se somete, protege y divulga los  datos personales y se establece como  se realiza la recolección, almacenamiento o uso.

Participante: Persona natural que  hace uso los servicios ofrecidos por la organización.

II. LINEAMIENTOS DE LA POLÍTICA

El tratamiento de los datos personales estará sujeto al procedimiento y los requisitos técnicos justificados a continuación:

II.I. INFORMACIÓN PERSONAL SOLICITADA

La información general tal como el nombre y/o razón social, teléfono, correo electrónico, de los aliados, voluntarios, colaboradores, participantes, proveedores, entes de control, Junta Directiva, donantes, clientes y otro tipo de interesados, será recolectada directamente o por medios como: página web, vía telefónica, correo electrónico, reuniones, plataformas institucionales, entre otros.

Para el caso de los proveedores, la FUNDACIÓN NIÑO JESÚS NIÑO JESÚS maneja la información personal y financiera obtenida a través del proceso de selección e inscripción de proveedores, la cual consta de: nombres o razón social, teléfonos de contacto, correo electrónico, dirección física, documento de identificación, Nit y Rut, tipo de régimen.

La información inicial de los participantes se adquiere de su inscripción directa y contiene: datos personales, información socio-demográfica y económica, familiar y de salud, según aplique. Estos datos son consignados inicialmente en el registro correspondiente y posteriormente trasladados a las bases de datos.

Para el caso de información de participantes remitida por los aliados, estos últimos suministran las bases de datos mediante los aplicativos digitales dispuestos para tales fines y/o mediante correo electrónico.

II.II. USO DE LA INFORMACIÓN

La información se usa única y exclusivamente para los fines que fue solicitada, y acorde con el objeto de cada proceso de la FUNDACIÓN NIÑO JESÚS NIÑO JESÚS.

Adicionalmente los aliados con los que se ha pactado un convenio o contrato que directamente tengan que ver con los datos, las entidades de control y los titulares de la información, tendrán acceso a la base de datos siempre y cuando la finalidad de la intervención sobre la misma sea necesaria para el control, revisión y/o modificación.

II.III. FINALIDAD DEL USO DE LA INFORMACIÓN

Los datos personales de los titulares, son recolectados con el fin de gestionar el tratamiento de acuerdo con las siguientes finalidades:

  1. Recopilar la información de los participantes de los programas de la FUNDACIÓN NIÑO JESÚS, con el fin de analizar cifras y realizar seguimiento al cumplimiento de indicadores.
  2. Realizar actividades de gestión propias del proceso de Talento Humano.
  3. Reporte ante las entidades aliadas de informes de gestión y de cobertura.
  4. Uso de las bases de datos con información de los aliados, para generar canales de comunicación que favorezcan la articulación de actividades y la prestación del servicio.
  5. Realizar actividades de gestión propias del proceso de Compras y logística.
  6. Responder y dar cumplimiento a requisitos legales.

NOTA: En caso de presentarse transmisión de información de alguna de las bases de datos, esta debe ser utilizada bajo el principio de confidencialidad y quien sea el receptor debe acoger la presente política.

II.IV. QUIENES TIENEN ACCESO A SU INFORMACIÓN.

La FUNDACIÓN NIÑO JESÚS actúa como garante del tratamiento de la información de los datos personales bajo la figura de responsable y designa a los respectivos encargados  del tratamiento de las bases de datos de acuerdo a lo registrado ante la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia.

Los registros consignados en las fichas descriptivas de las bases de datos se encuentran en medio digital, salvaguardadas en las instalaciones de la FUNDACIÓN NIÑO JESÚS ubicada en la Carrera 62 # 67 A – 80  en la ciudad de Bogotá.

Los datos personales de los titulares sólo podrán ser transmitidos desde los puntos de atención dispuestos para cada programa hacia la sede principal de la FUNDACIÓN NIÑO JESÚS, por las personas que actúen en su representación y/o sean contratados para tal fin.

Los aliados, quienes dentro de los Convenios y/o Contratos establecen el uso, transmisión, manejo y solicitud de información correspondiente a los datos personales de los titulares de los programas, también tendrán acceso a la respectiva información garantizando el uso prudente de la misma y destinada única y exclusivamente para las actividades enmarcadas en los documentos contractuales.

III. HABEAS DATA

Los titulares de la información de las bases de datos tendrán los siguientes derechos de acuerdo con  lo establecido en el artículo 15 y 20 de la Constitución política de Colombia y de acuerdo con la Política del tratamiento de  la Información de la FUNDACIÓN NIÑO JESÚS:

  • Conocer, solicitar actualizar y/o modificar los datos personales, con el fin de garantizar la veracidad de la información.
  • Ser notificado(a) del uso de su información personal y los fines con los que se dispondrán en las bases de datos.
  • Presentar quejas, reclamos y no conformidades ante la FUNDACIÓN NIÑO JESÚS y la Superintendencia de Industria y Comercio por mal manejo de la información y vulneración de sus derechos.
  • Solicitar sea suprimida como titular de la Información sobre la base de datos siempre y cuando el tratamiento no cumpla  los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

IV. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

Las solicitudes de tratamiento de datos por parte de los titulares de la Información, se recibirán por medio de dos canales:

Virtual:

Presencial:

  • Acercándose a la sede principal o en los puntos de operación donde recibe el servicio, solicitando y diligenciando el formato Reclamaciones para tratamiento de datos personales.

La FUNDACIÓN NIÑO JESÚS responderá la solicitud durante los ocho (8) días hábiles siguientes a partir de la fecha de recepción de la misma.

En el caso de presentar la información incompleta a la FUNDACIÓN NIÑO JESÚS, se  requerirá al titular la documentación y/o información adicional dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. Si transcurridos treinta (30) días calendario el interesado no da respuesta o no remite la información,  se da por entendido que ha desistido de la solicitud.

En caso de presentarse algún inconveniente con el correo dispuesto para tal fin favor comunicarse al teléfono 631 00 51.

NOTA: Para el caso de los NNA, Persona Mayor  y/o demás participantes que están siendo atendidos por la FUNDACIÓN NIÑO JESÚS y que no pueden actuar en representación propia, únicamente los acudientes y/o representantes podrán hacer la solicitud siempre y cuando figure como tal en la inscripción del participante.

V. VIGENCIA DE LA POLÍTICA MANEJO DE INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES

La presente política vela por el cumplimiento de lo establecido en las Normas anteriormente citadas y entrará en vigencia a partir del 19 de febrero de 2018.

La política perdurara de acuerdo con el tiempo necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento de los datos personales y será modificada cada vez que sea necesario según lo dispuesto el artículo 5 del Decreto 1377 de 2013, las modificaciones serán comunicadas a través de la página web de la FUNDACIÓN NIÑO JESÚS.